Compliancy en efficiëntie troef dankzij digitaal documentbeheer via innovatief cloudplatform

Om sociale fraude tegen te gaan en het veiligheidsniveau op werven te verhogen, legt de overheid specifieke wettelijke verplichtingen op. Dit brengt een flinke brok administratie met zich mee, waar menig bouwbedrijf dagelijks mee worstelt. Dankzij Zen van Conneqtr is dit gelukkig verleden tijd. Door alle bijbehorende documenten digitaal te bundelen via een gebruiksvriendelijk cloudplatform kunnen zowel hoofd- als onderaannemers snel en efficiënt overstappen naar een papierloze werkomgeving. Daarnaast kan de tool ook van nut zijn voor opdrachtgevers. Wij legden ons oor te luister bij Swinnen, dat er als algemeen aannemer annex projectontwikkelaar gretig de vruchten van plukt.

Bouwbedrijven staan al langer voor flinke uitdagingen op het vlak van digitalisering, administratief beheer en procesoptimalisatie. Projecten worden alsmaar complexer – met steeds meer specifieke eisen en betrokken onderaannemers – en zowel krappe marges als strakke uitvoeringstermijnen zijn intussen eerder regel dan uitzondering. Efficiëntie is dus een absolute must, zowel op de werf als op kantoor. Vandaar dat in 2021 Conneqtr werd opgericht om de digitalisering in de bouwsector een stevige impuls te geven, met steun van sectorfederatie ADEB-VBA en zeven grote aannemers. Met Zen ontwikkelde deze autonome spin-off een innovatieve tool die de administratieve belasting op en rond de werf aanzienlijk reduceert en tegelijk de nodige compliancy garandeert.

Drie fundamentele pijlers: slimmer, veiliger en efficiënter

“Zen verenigt technologie, regelgeving en samenwerking in één cloudgebaseerd platform dat de bouwsector slimmer, veiliger en efficiënter maakt”, vertelt Hendrik Van Putten van Conneqtr. “RSZ, aangifte der werken, Checkinatwork, aanwezigheidsadministratie op de bouwwerf …: alles zit erin vervat, inclusief naadloze integratie met gangbare toegangscontrolesystemen (Heras Mobile Fencing and Security, BauWatch, BetaGuard, Werfix, AllConnects, IQ Pass, APKIOSK …). Het hart van Zen is het webportaal, waar voor iedere lopende werf alle benodigde documenten verzameld worden. Op de bouwplaats zelf kunnen de betrokken werfleiders via een smartphoneapp de nodige controles
uitvoeren in functie van de aanwezigheidsregistratie. Iedereen heeft alle vereiste documenten dus meteen bij de hand.”

Het is een concept dat duidelijk aanslaat, want anno 2025 maken al circa vijfduizend bouwbedrijven gebruik van Zen, waarvan 15 à 20 % internationaal actief is. “Zo wordt het platform dagelijks gebruikt in het kader van het Oosterweelproject – de bouwwerf van de eeuw – waar het de complexe administratie van honderden betrokken partijen vlot laat verlopen. Met nieuwe regelgeving op komst, zoals de verscherpte controle op illegale tewerkstelling van derdelanders onder de Vlaamse Zorgvuldigheidsplicht vanaf 1 januari 2026, bewijst Zen zijn praktisch nut. Het zorgt er immers voor dat onze klanten hier al volledig klaar voor zijn.”

Bedrijfsprocessen stroomlijnen en digitaliseren

Aangezien Zen ontwikkeld is in nauwe samenwerking met enkele grote (hoofd)aannemers, vond de tool al snel ingang bij sectorleiders als BESIX, Artes, Stadsbader, Denys, Litran, Wyckaert, Dethier, APK Group, Aertssen, Louis De Waele, Jan De Nul Group enzovoort. Daarnaast hebben ook kleinere bouwbedrijven er baat bij. Een mooi voorbeeld hiervan is Swinnen. Dit Kempische familiebedrijf werd in 1989 opgericht en is actief in drie segmenten: industriële bouw, openbare werken en
projectontwikkeling. 

“Voor een bouwonderneming van onze omvang zijn we qua digitalisatie altijd al een voorloper geweest”, zegt Jan Swinnen, die twee jaar geleden mee aan boord kwam als bestuurder. “De ervaring die ik voordien opdeed bij een wereldwijd actieve projectontwikkelaar nam ik mee om verschillende bedrijfsprocessen verder te stroomlijnen en te digitaliseren, van administratie over calculatie tot uitvoering. Het Zen-platform van Conneqtr helpt ons daar geweldig bij. Het bespaart ons niet alleen veel tijd door ons tal van administratieve taken uit handen te nemen, maar laat ons ook toe om de veiligheid op de werf veel nauwgezetter te waarborgen. Het risico op overtredingen en bijbehorende zware boetes bij eventuele werfinspecties en sociale controles is aanzienlijk afgenomen, want onze projectleiders kunnen alle benodigde documenten meteen voorleggen. Bovendien verliep de opstart erg vlot, dus we zijn blij dat we er een beroep op kunnen doen.”

Ook voor onderaannemers en opdrachtgevers

Behalve voor hoofdaannemers is Zen ook erg nuttig voor onderaannemers. “De insteek was van meet af aan dat we iets wilden ontwikkelen voor de volledige bouwketen. Vandaar dat we ook onderaannemers actief bij die digitale flow willen betrekken”, benadrukt Hendrik Van Putten. “Zij krijgen een gratis webomgeving ter beschikking waar ze documenten kunnen beheren en met één muisklik – of desgewenst zelfs automatisch – kunnen delen met hoofdaannemers. We noemen dit het Zen Action Center, omdat het alles meteen in gang zet en de samenwerking tussen alle betrokken partijen vergemakkelijkt. Dat levert iedereen tijds- en efficiëntiewinst op.”

“Dit laatste was voor ons een doorslaggevend argument om met Zen te beginnen werken”, pikt Jan Swinnen in. “Het is een tool die enkel zin heeft als ook onderaannemers de stap naar digitaal documentbeheer willen zetten. Aanvankelijk waren we hier wat kritisch over, maar toen we vernamen dat 60 à 80 % van onze onderaannemers Zen al gebruikte, waren we snel overtuigd. Hoe meer partijen zich aansluiten, hoe vlotter en efficiënter Zen het administratieve proces voor iedereen maakt.” 

Naast aannemer is Swinnen ook projectontwikkelaar. Een doelgroep die eveneens sterke interesse toont in Zen, geeft Hendrik Van Putten aan. “Ook opdrachtgevers zien er het voordeel van in om alle sociale en administratieve verantwoordelijkheden en verplichtingen op te volgen via ons platform. Swinnen slaat als het ware twee vliegen in één klap door Zen te gebruiken. We zijn ervan overtuigd dat nog veel aannemers en/of projectontwikkelaars hun voorbeeld zullen volgen in de nabije toekomst. Daarnaast beschikken we met Smooth ook over een onlineplatform waarop aannemers en leveranciers digitaal leverbonnen uitwisselen. Dit garandeert een naadloos én papierloos leveringsproces. Zo leggen we mee de broodnodige fundamenten voor een digitale bouwwereld!”