[00:02] Administratieve voorbereiding in de bouw
Els Goethals: Dag luisteraars, welkom in deze nieuwe Bouwen aan Vlaanderen-podcast. Time is money, zeker in de bouwsector. En dus telt elke minuut voor de hoofdaannemer, zelfs nog voor de eerste steen is gelegd. Terwijl er best wel veel te regelen valt: de juiste onderaannemers en leveranciers vinden, offertes opvragen, documenten verzamelen, plannen en bestekken beoordelen en bij dit alles nog het overzicht bewaren. Grip krijgen op dit hele administratieve proces. Mijn naam is Els Goethals. Ik praat er vandaag over met Laurence Heijink van 12Build. Welkom, Laurence. Klinkt dit voor jou herkenbaar?
Laurence Heijink: Dag Els. Merci voor de uitnodiging. Ja, dat klinkt zeker heel herkenbaar. En het is ook mooi dat we dit kunnen aanstippen. De bouw is een dynamische markt, dus er gebeurt veel.
[01:03] Waar gaat tijd verloren?
Els Goethals: Laat ons even inzoomen op de dagelijkse praktijk. Waar gaat de meeste tijd verloren?
Laurence Heijink: Ja, een groot deel begint eigenlijk al bij de voorbereiding van een project. Het is veel manueel werk. Bepalen welke disciplines en partijen je nodig hebt. Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte onderaannemer en leverancier en koppel je de documenten aan je loten. Je vraagt offertes op, gaat opvolgen, ontvangt documenten en probeert vervolgens alles bij elkaar te houden. En naarmate een project groter wordt, neemt ook de hoeveelheid informatie natuurlijk toe. De complexiteit van de projecten kan ook toenemen, onder andere door regelgeving. En dan krijg je al verschillende mailboxen, telefoontjes, documenten en versies van documenten. En dan wordt het allemaal vooral een kwestie van overzicht houden.
Els Goethals: Dus het probleem zit eigenlijk niet alleen in het vinden van partijen, maar vooral ook in alles wat daarna gebeurt.
Laurence Heijink: Ja, precies. Het vinden van de juiste onderaannemers, de juiste partijen, is één onderdeel, maar daarna begint het echte proces. Welke versie van je lastenboek? Welke documenten zijn compleet? Welke partijen moeten nog worden gebeld? De hele opvolging die daarop volgt. Dat zijn allemaal kleine handelingen, maar bij meerdere projecten en tientallen partijen loopt dat natuurlijk enorm op.
Els Goethals: Het klinkt nogal versnipperd eigenlijk. Waarom werken we in de bouw eigenlijk zo versnipperd?
Laurence Heijink: Ja, dat klopt helemaal wat je zegt. Ik bedoel, omdat iedereen zijn eigen manier van werken heeft. De een werkt met Outlook, de ander maakt gebruik van het ERP-systeem. Weer iemand anders gebruikt Dropbox of [onverstaanbaar] of een eigen geschreven systeem. En natuurlijk zijn al die systemen op zichzelf nuttig, maar ze zijn niet altijd met elkaar verbonden. Laat staan dat ze veilig genoeg zijn. Daardoor ontstaat er dubbel werk en is het soms lastig om te bepalen wat de meest actuele informatie is.
Els Goethals: En heeft dat uiteindelijk gevolgen voor het project zelf?
Laurence Heijink: Absoluut. Als informatie ontbreekt of iemand met een oude versie van een document werkt, kan dat uiteindelijk leiden tot fouten, vertraging of extra kosten. Dus je faalkosten nemen toe. Het gaat niet alleen om administratieve efficiëntie. Het gaat uiteindelijk om grip op het project.
[03:36] De juiste onderaannemers en leveranciers vinden
Els Goethals: Begrijp ik inderdaad. Laat ons even teruggaan naar het begin. Een hoofdaannemer heeft een project en weet welke disciplines er nodig zijn. Hoe vindt hij dan de juiste partijen?
Laurence Heijink: Dat is behoorlijk arbeidsintensief. Je hebt natuurlijk bestaande relaties. Maar je wil ook weten welke andere partijen beschikbaar zijn. Je zoekt op expertise, regio, capaciteit. Hebben ze een KBO-erkenning? De systematiek die erbij hoort, bijvoorbeeld. En dat soort werkzaamheden. Vervolgens benader je meerdere partijen en wacht je op een reactie. Het probleem is dat je aan de ene kant zoveel mogelijk geschikte partijen wilt bereiken, maar aan de andere kant ook niet wilt vervallen in een soort schot-hagelaanpak: offerteaanvragen de deur uit. En dit kost enorm veel tijd en ook opvolging. Maar ook wel een beetje nutteloze energie eigenlijk. Ik bedoel, niet alle aanvragen zijn ook relevant. Ga je bijvoorbeeld filteren op afstand tot het project?
Els Goethals: Ja, inderdaad. U hebt het mooi verwoord: een schot-hagelaanpak. Dus ik concludeer daar eigenlijk een beetje uit dat te veel aanvragen kunnen leiden tot onnodige tijd en onnodige energie die eigenlijk in verloren offertes gaat.
Laurence Heijink: [Onverstaanbaar], het zorgt een beetje voor ruis. Zowel bij de hoofdaannemer als bij de onderaannemer. De hoofdaannemer wil relevante offertes ontvangen. En een onderaannemer wil vooral aanvragen die passen bij zijn bedrijf. Dus alles draait daar een beetje om de relevantie. Bij veel aanvragen heb je natuurlijk kans op een lage respons. En ook kans dat de kwaliteit allemaal iets minder wordt. Dus onderaannemers raken overbelast en sturen weinig, te late of onvolledige offertes terug. In een calculatiefase, zoals het mooi heet, een prijsaanvraag. Is de kans op gunning dan wel? Dus het gaat eigenlijk niet om zoveel mogelijk partijen, maar om de juiste partijen. Ook om een project gegund te krijgen voor een ondernemer. Dus ja, ik zou zeggen: zoek vooral die samenwerking op.
[05:56] 12Build brengt het proces samen
Els Goethals: Dat klinkt heel herkenbaar voor onze luisteraars, daar ben ik van overtuigd. En net daar komt 12Build in beeld. Wat doet het concreet voor een hoofdaannemer?
Laurence Heijink: 12Build helpt om het proces rondom een project meer centraal te organiseren. Je kunt projecten beheren, de benodigde werkzaamheden, loten inzichtelijk maken, geschikte onderaannemers en leveranciers vinden, de communicatie en de documenten rondom die aanvragen organiseren. Daardoor krijg je veel meer overzicht over wat er binnen een project gebeurt.
Els Goethals: Begrijp ik het goed dat 12Build veel meer is dan alleen een platform om een offertevraag uit te sturen?
Laurence Heijink: Heel scherp, Els. Ja, zeker. Het gaat veel meer om het organiseren van de samenwerking rondom een project. Het doel is ook dat een hoofdaannemer minder tijd kwijt is aan het zoeken, verzamelen, nabellen en controleren en meer grip krijgt op het proces, waardoor faalkosten dus afnemen en je inkoopvoordeel uiteindelijk ook nog toeneemt.
Els Goethals: Oké, laat het ons even concreet maken. Stel, een hoofdaannemer haalt een groot renovatieproject in Antwerpen binnen. Er zijn verschillende disciplines nodig. Hoe verloopt dat proces precies?
Laurence Heijink: Nou, dan pakken we even een heel klein deel van dat proces. Je begint eigenlijk met het bepalen van verschillende disciplines of loten. Daarna wil je weten welke partijen dit kunnen uitvoeren. Je gaat partijen selecteren en aanvragen uitsturen. En vervolgens offertes en documenten verzamelen en uiteraard dan ook vergelijken. Zeker, dat is een beetje een doorkijken naar straks. Analyses kunt maken. Als je dat allemaal via losse kanalen doet, dan wordt het steeds sneller een administratieve uitdaging.
Els Goethals: Wat zijn dan de vragen die bij de hoofdaannemer naar boven kunnen komen?
Laurence Heijink: O, dat zijn er veel. Ik bedoel: wie heeft er gereageerd? Wie moet ik nog herinneren? Welke offerte is compleet? Welke partij heeft de juiste expertise? Welke documenten zijn meegestuurd? En welke informatie is inmiddels gewijzigd? Dat is ook een belangrijke. Bij één project is dat misschien nog wel te overzien. Maar als je meerdere projecten tegelijk hebt, dan wordt het echt complex. Dan wordt het een uitdaging.
Els Goethals: Inderdaad. En daar kan 12Build dus structuur in brengen.
Laurence Heijink: Ja, je brengt het project, de werkzaamheden, de betrokken partijen en de relevante informatie veel meer bij elkaar. Door het genereren van bijvoorbeeld documentenlijsten. Daardoor ontstaat een duidelijk overzicht van het hele proces.
[08:38] Voordelen voor onderaannemers en leveranciers
Els Goethals: Oké. Zeg Laurence, we hebben het nu vooral over de hoofdaannemer gehad. Maar er zit natuurlijk een andere kant aan dit verhaal: de onderaannemer en leverancier. Wat hebben zij eraan?
Laurence Heijink: Ja, klopt. Het is ook meer een soort community waar je dan ook in [onverstaanbaar]. En ook voor hen, voor die onderaannemer, draait het uiteindelijk om relevantie. Een onderaannemer wil natuurlijk voldoende werk hebben, maar niet iedere aanvraag past bij zijn expertise of regio of capaciteit, planning. Al dat soort vraagstukken zijn belangrijk. [Onverstaanbaar] kunnen bedrijven, onderaannemers, hun expertise zichtbaar maken en kunnen hoofdaannemers hen makkelijk dan weer vinden. Bijvoorbeeld dat ze gaan filteren in de database naar afstand tot het project. Hebben ze een KBO-erkenning? Wat is hun expertise? Hun rekenbereidheid? Wat is de financiële gezondheid van die partijen? En daardoor wordt de verbinding tussen vraag en aanbod gerichter.
Els Goethals: Dus minder zoeken voor beide partijen eigenlijk?
Laurence Heijink: De hoofdaannemer kan gerichter zoeken naar de juiste partijen. En de onderaannemer kan beter zichtbaar worden voor projecten die bij hem passen. Dus de relevante aanvragen.
Els Goethals: Laurence, ik hoor regelmatig het woord overzicht terugkomen. Waarom is dat zo belangrijk?
Laurence Heijink: Overzicht, omdat tijd in de bouw ontzettend kostbaar is. Als medewerkers iedere dag bezig zijn met het zoeken naar documenten, controleren wie gereageerd heeft, herinneringen moeten versturen, [onverstaanbaar], blijft er minder tijd over voor de inhoud van het project. Een centraal overzicht, werken met dashboards, realtime overzicht. Gewoon zorgen dat je sneller kunt zien wat de status is en welke actie dan eventueel ook nodig is.
Els Goethals: Dus eigenlijk minder tijd besteden aan het organiseren van de informatie, maar meer tijd hebben om aan het project zelf te werken.
Laurence Heijink: Ja, precies. Heel helder.
[10:50] AI als digitale collega
Els Goethals: Is er ook nog AI, een ontwikkeling waar we tegenwoordig niet omheen kunnen? Jullie gebruiken ook artificiële intelligentie binnen 12Build. Wat betekent dat concreet voor een bouwprofessional?
Laurence Heijink: Ja, AI klopt inderdaad. Daar kunnen we niet meer omheen. Ik zeg ook: omarm het. Bouwprofessionals krijgen enorm veel informatie. Denk aan lastenboeken, meetstaten, plannen, documenten en bijlagen. Het kost enorm veel tijd om die informatie iedere keer volledig door te nemen. Dus AI kan helpen, maar zeker ondersteunen om de documenten sneller te begrijpen, belangrijke informatie ook sneller te vinden en sneller te beoordelen. Dus dan heb je weer die analyse op die documenten. Of een project ook misschien wel relevant is. Dus de inzichten worden vergroot.
Els Goethals: Interessant. Kan AI sommige beslissingen sturen of overrulen?
Laurence Heijink: Zeker. Je gebruikt het echt als je digitale collega. AI neemt zeker niet de bouwprofessional over. Nee, het is vooral een ondersteuning. Het is je digitale collega. Het helpt je om sneller bij de informatie te komen die je nodig hebt, zodat je zelf betere en snellere beslissingen kunt nemen. Ik denk wel dat AI niet het primaire doel is, maar ondersteunend is. Een ondersteunende technologie. Dus processen slimmer en efficiënter maken.
[12:21] Grip, tijd en de juiste partijen
Els Goethals: Het is heel wat allemaal. Als je alles bij elkaar neemt, wat zijn dan volgens jou de drie belangrijkste voordelen voor een hoofdaannemer?
Laurence Heijink: Mag ik er maar drie noemen? Ik zou zeggen: grip, tijd en de juiste partijen. Ik bedoel, grip om beter overzicht te houden over je projecten en de betrokken partijen. Tijd om minder handmatig te zoeken, verzamelen en opvolgen. En de juiste partijen, omdat je gerichter kunt zoeken in een database naar onderaannemers en leveranciers die passen bij het project. Uiteindelijk wil je dan ook weer inkoopvoordeel genereren.
Els Goethals: Dat zijn inderdaad drie duidelijke voordelen. En hoe werkt het dan precies in de praktijk? Moet ik het mij voorstellen als een cloudbased programma? Is het software in een pakket of wordt het op maat gemaakt voor de klant?
Laurence Heijink: Ja, heel goed. Cloudbased is SaaS, zoals wij dat noemen: Software as a Service. Een cloudbased samenwerkingsplatform maakt het vooral veel makkelijker om met verschillende partijen samen te gaan werken. In dezelfde omgeving beschik je altijd over de recente informatie. Daardoor kunnen teams en ook een interne overdracht bijvoorbeeld veel sneller schakelen, efficiënter samenwerken en worden fouten, de faalkosten, weer gereduceerd. Daarnaast bouw je in zo’n cloudbased portaal dan ook heel veel data op natuurlijk. Ook weer vanuit die community. En die data geeft steeds meer inzicht in bijvoorbeeld leveranciers, prijzen en andere projecten. En op basis daarvan kun je natuurlijk mooie beslissingen nemen. En op korte termijn ook slimmer gaan inkopen. En uiteindelijk is dat dan weer een inkoopvoordeel. Je gaat dus eigenlijk van gewoon digitaal samenwerken steeds slimmer werken op basis van de data die je samen dan weer opbouwt.
[14:21] Ondersteuning en dagelijkse praktijk
Els Goethals: Oké. Stel, de gebruiker heeft een technisch probleem. Kan men dan bij jullie terecht voor technische ondersteuning?
Laurence Heijink: Zeker, ja. We hebben de ondersteuning, daar wordt zeer veel aandacht aan besteed. We hebben een supportafdeling die altijd op verschillende manieren, op de meest moderne manier, te bereiken is, maar we komen ook zeker aan tafel. Dus ook trainingen, begeleiding en we geven ook steeds meer informatie, zowel aan de hoofdaannemerskant als aan de ondernemerskant.
Els Goethals: Mooi is dat allemaal. En als je dat vertaalt naar de dagelijkse praktijk?
Laurence Heijink: Nou, dat betekent eigenlijk heel simpelweg dat je minder tijd kwijt bent aan administratie en meer tijd kunt besteden aan het daadwerkelijk voorbereiden en realiseren van projecten.
Els Goethals: En waarom is dit juist nu zo belangrijk voor de Belgische bouwsector?
Laurence Heijink: Ja, ik weet niet of het specifiek de Belgische bouwsector is, maar omdat eigenlijk ook zeker in België bouwprojecten steeds complexer worden en de hoeveelheid informatie blijft maar groeien. Tegelijkertijd blijft capaciteit schaars. Er staat veel druk op de planning en marges. Dan is het belangrijk dat je niet alleen harder gaat werken, maar vooral slimmer gaat werken. Het organiseren van je werkzaamheden, hoe je beter met elkaar kunt gaan samenwerken.
Els Goethals: Dus de oplossing is niet per se meer communicatie, maar betere communicatie.
Laurence Heijink: Ja, en vooral de juiste informatie hebben, bij de juiste persoon en dan het liefst op de juiste momenten.
[16:05] De toekomst van samenwerking in de bouw
Els Goethals: Laurence, als we vijf jaar verder in de toekomst kijken, hoe ziet de samenwerking tussen hoofdaannemers, onderaannemers en leveranciers er dan volgens jou uit?
Laurence Heijink: Ik heb helaas geen glazen bol. Dat zou wel heel handig zijn, ook privé. Maar nu is het eigenlijk… Ik denk dat we nog steeds meer digitaal gaan samenwerken. Minder losse e-mails en documenten die vooral verspreid staan. Meer centrale informatie. Ik denk betere matching, dat vooral. En steeds meer ondersteuning door data. Die data komt ook natuurlijk door AI. Dat gaan we zeker merken. Dat bouwprofessionals minder tijd kwijt zijn aan de administratieve kant en meer tijd hebben, denk ik, voor waar het echt om draait. En dat zijn de projecten realiseren.
Els Goethals: Gaat de toekomst van de bouwsector dan misschien minder over wie het goedkoopst is, en meer over met wie we het beste kunnen samenwerken?
Laurence Heijink: Ja, dat denk ik echt zeker. Ik denk dat dit zeker een belangrijke ontwikkeling is. Natuurlijk blijft prijs belangrijk, altijd. Zeker in die openbare werken. Dan draait het vaak om de laagste prijs. Maar betrouwbaarheid, expertise, capaciteit, kwaliteit, maar vooral denk ik ook de manier waarop je gaat samenwerken, wordt minstens zo belangrijk.
Els Goethals: Als ik ons gesprek zo samenvat, gaat 12Build dus niet alleen over software. Het gaat er vooral om dat een hoofdaannemer meer grip krijgt op zijn projecten, het hele proces. En aan de andere kant helpt het om onderaannemers en leveranciers gerichter met de juiste projecten en hoofdaannemers met elkaar in contact te brengen. Van zoeken in verschillende mailboxen en systemen naar meer structuur, overzicht en samenwerking.
Laurence Heijink: Dat is een prachtige samenvatting, Els. Ik kan eens kijken of er nog vacatures vrij zijn bij 12Build. U leert snel. Ja, dat is precies waar het om draait. Uiteindelijk gaat het niet alleen maar om de technologie in de bouw. En dat doen wij inmiddels met, ik denk, meer dan 800 hoofdaannemers en 350.000 onderaannemers. En met de kennis uiteraard van de 83.000 gebruikers. Dat is ook een hele belangrijke. Door daarmee in gesprek te zijn, halen we heel veel informatie uit. En zo voeden wij natuurlijk ons systeem. Inmiddels doen we dat verdeeld over vijf landen.
[18:46] Afsluiting
Els Goethals: Dat is indrukwekkend. En minstens even indrukwekkend is wellicht de tijd die elke bouwprofessional kan besparen door met 12Build samen te werken. En misschien is dat wel de belangrijkste vraag voor elke bouwprofessional die luistert naar deze podcast: hoeveel tijd zijn we vandaag kwijt aan zoeken, mailen en achter informatie aanlopen, terwijl we die tijd eigenlijk aan het bouwen zouden moeten besteden? Laurence, bedankt voor je tijd. Dit was Bouwen aan Vlaanderen. Bedankt voor het luisteren en tot de volgende aflevering.
Laurence Heijink: Graag gedaan, Els.
